Datenschutzerklärung

Registrierung und Kontoerstellung

Wenn sich jemand für unsere Investment-Reporting-Services registriert, entsteht ein Datensatz mit grundlegenden Identifikationsmerkmalen. Dazu gehören Name, E-Mail-Adresse und gegebenenfalls Telefonnummer. Diese Angaben dienen der Erstellung eines Nutzerkontos und ermöglichen die Authentifizierung bei künftigen Zugriffen. Ohne diese Mindestinformationen ist die Bereitstellung der Dienstleistung nicht möglich.

Während der Registrierung können weitere Angaben erhoben werden, die sich auf die Art der Investitionstätigkeit beziehen: Präferenzen für bestimmte Berichtsformate, Portfoliostrukturen oder Währungen. Diese Details dienen der individuellen Anpassung der Berichte und der Bereitstellung relevanter Funktionen. Nutzer entscheiden selbst, welche optionalen Angaben sie bereitstellen möchten.

Kommunikation und Anfragen

Jede Kontaktaufnahme über E-Mail, Telefon oder Kontaktformulare erzeugt Datenspuren. Der Inhalt der Nachricht, Zeitpunkt und Absender werden gespeichert, um Anfragen bearbeiten und auf frühere Konversationen zurückgreifen zu können. Diese Speicherung erfolgt ausschließlich, um Anliegen vollständig zu klären und eine kontinuierliche Kommunikation zu gewährleisten.

Wenn jemand Support benötigt oder technische Probleme meldet, können zusätzlich technische Details wie Browsertyp, Betriebssystem oder Fehlermeldungen erfasst werden. Diese Informationen helfen dabei, Probleme zu reproduzieren und zu beheben. Nach Abschluss des Vorgangs bleiben diese Daten nur solange erhalten, wie es für die Dokumentation und eventuelle Nachfragen erforderlich ist.

Investitionsdaten und Berichtsgrundlagen

Die Kernfunktion von reuvivant besteht darin, Investitionsdaten zu verarbeiten und daraus Berichte zu erstellen. Nutzer übermitteln Portfolioinformationen, Transaktionsdetails und Marktdaten. Diese Angaben werden verarbeitet, um aussagekräftige Reports zu generieren, die Anlagenperformance darzustellen und steuerliche oder regulatorische Anforderungen zu erfüllen.

Diese Daten entstehen durch direkte Eingabe in die Plattform, durch den Import von Dateien oder durch die Verknüpfung externer Datenquellen. Der Umfang der erfassten Informationen hängt davon ab, welche Services genutzt werden und welche Berichtspflichten bestehen. reuvivant erfasst nur diejenigen Investitionsdaten, die für die beauftragte Dienstleistung erforderlich sind.

Bereitstellung der Investment-Reporting-Dienste

Der primäre Zweck jeder Datenverarbeitung liegt in der Erfüllung des Dienstleistungsvertrags. Alle erfassten Informationen werden benötigt, um Reports zu erstellen, Analysen durchzuführen und die Plattform funktionsfähig zu halten. Die Verarbeitung erfolgt automatisiert durch Systeme, die Berechnungen vornehmen, Visualisierungen erstellen und Daten strukturieren.

Manuelle Eingriffe erfolgen nur dort, wo es die Qualität der Berichte erfordert: etwa bei der Überprüfung komplexer Portfoliostrukturen oder bei der Klärung unklarer Dateneingaben. In diesen Fällen haben nur speziell geschulte Mitarbeiter Zugriff auf die relevanten Informationen, und zwar ausschließlich im erforderlichen Umfang.

Kommunikation und Kundenbetreuung

E-Mail-Adressen und Telefonnummern werden genutzt, um auf Anfragen zu reagieren, technische Probleme zu lösen oder wichtige Informationen über Änderungen am Service mitzuteilen. Diese Kommunikation erfolgt nicht automatisiert, sondern durch menschliche Mitarbeiter, die auf konkrete Anliegen eingehen.

Wenn jemand in Newsletter einwilligt oder regelmäßige Updates wünscht, werden die entsprechenden Kontaktdaten für diesen Zweck gespeichert. Jede dieser Nachrichten enthält die Möglichkeit, die Einwilligung zu widerrufen und keine weiteren Mitteilungen mehr zu erhalten. Die Abmeldung ist jederzeit ohne Angabe von Gründen möglich.

Verbesserung und Weiterentwicklung

Nutzungsdaten helfen dabei, die Plattform benutzerfreundlicher zu gestalten und neue Funktionen zu entwickeln. Es wird analysiert, welche Features häufig genutzt werden, wo Nutzer auf Schwierigkeiten stoßen und welche Bereiche verbessert werden können. Diese Analysen erfolgen in aggregierter Form: Einzelpersonen sind nicht identifizierbar, und es werden keine Profile erstellt.

Wenn jemand an Beta-Tests teilnimmt oder Feedback zu neuen Funktionen gibt, werden diese Rückmeldungen gespeichert und ausgewertet. Die Teilnahme ist freiwillig, und alle dabei erhobenen Daten werden ausschließlich für die Verbesserung der Services verwendet. Nach Abschluss der Testphase werden persönliche Angaben entfernt, sofern sie nicht mehr benötigt werden.

Rechtliche und regulatorische Verpflichtungen

In bestimmten Fällen ist die Verarbeitung von Daten gesetzlich vorgeschrieben. Dies betrifft insbesondere steuerrechtliche Dokumentationspflichten, Anfragen von Behörden oder die Einhaltung finanzmarktrechtlicher Vorschriften. In solchen Situationen werden Daten so lange aufbewahrt, wie es die jeweilige Rechtsgrundlage verlangt – oft mehrere Jahre.

Diese Aufbewahrung erfolgt unabhängig davon, ob jemand den Service weiterhin nutzt oder das Konto gelöscht hat. Die rechtliche Verpflichtung überschreibt in diesen Fällen den Wunsch nach Löschung. Nach Ablauf der gesetzlichen Fristen werden die Daten jedoch unverzüglich entfernt.

Dienstleister und technische Partner

Bestimmte Funktionen werden durch externe Dienstleister bereitgestellt: Hosting-Anbieter speichern Daten auf Servern, E-Mail-Dienste versenden Nachrichten, und Zahlungsabwickler verarbeiten Transaktionen. Alle diese Partner sind vertraglich verpflichtet, Daten ausschließlich nach Weisung zu verarbeiten und angemessene Sicherheitsmaßnahmen zu treffen.

Die Auswahl dieser Dienstleister erfolgt nach strengen Kriterien: Sicherheitsstandards, Zuverlässigkeit und Datenschutzkonformität stehen im Vordergrund. Es werden nur solche Partner eingesetzt, die technisch und organisatorisch in der Lage sind, personenbezogene Daten ordnungsgemäß zu schützen. Verträge regeln präzise, welche Daten übermittelt werden und wie diese genutzt werden dürfen.

Gesetzliche Offenlegungspflichten

Wenn Behörden oder Gerichte rechtmäßig Zugang zu Daten verlangen, wird reuvivant diese Anfrage erfüllen – allerdings nur im gesetzlich vorgeschriebenen Umfang. Vor jeder Offenlegung wird geprüft, ob die Anfrage rechtlich begründet ist und ob sie den Datenschutzbestimmungen entspricht. Nutzer werden über solche Vorgänge informiert, sofern dies rechtlich zulässig ist.

Keine kommerzielle Weitergabe

reuvivant verkauft oder vermietet keine personenbezogenen Daten an Dritte zu Marketingzwecken. Es erfolgt keine Weitergabe an Datenmakler, Werbetreibende oder andere Organisationen, die Daten für eigene Zwecke nutzen möchten. Die erfassten Informationen dienen ausschließlich der Erbringung der vereinbarten Dienstleistungen.

Auskunft und Einsicht

Jede Person kann Auskunft darüber verlangen, welche Daten über sie gespeichert sind, woher diese stammen und für welche Zwecke sie verarbeitet werden. Diese Auskunft wird in verständlicher Form bereitgestellt und umfasst auch Informationen darüber, an wen Daten weitergegeben wurden und wie lange sie aufbewahrt werden.

Der Auskunftsanspruch ist kostenfrei und kann per E-Mail an support@reuvivant.com geltend gemacht werden. Die Antwort erfolgt innerhalb der gesetzlich vorgesehenen Fristen. Falls die Identität bestätigt werden muss, werden zusätzliche Nachweise angefordert, um unbefugte Zugriffe zu verhindern.

Berichtigung und Aktualisierung

Falsche oder veraltete Angaben können jederzeit korrigiert werden. Dies geschieht entweder selbstständig über die Plattform oder durch eine Mitteilung an reuvivant. Korrekturen werden unverzüglich vorgenommen, sofern sie die Funktionsfähigkeit der Dienste nicht beeinträchtigen.

Löschung und Einschränkung

Nutzer können die Löschung ihrer Daten verlangen, sobald der ursprüngliche Zweck entfallen ist. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn ein Konto nicht mehr genutzt wird und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Nach Eingang eines Löschungsantrags werden alle nicht mehr benötigten Daten entfernt.

In Fällen, in denen eine vollständige Löschung nicht möglich ist – etwa aufgrund rechtlicher Verpflichtungen – kann die Verarbeitung eingeschränkt werden. Die Daten werden dann so gespeichert, dass sie für andere Zwecke nicht mehr verwendet werden können, aber weiterhin den gesetzlichen Anforderungen genügen.

Widerspruch und Widerruf

Einwilligungen, die freiwillig erteilt wurden, können jederzeit widerrufen werden. Der Widerruf wirkt für die Zukunft: Alle bis dahin erfolgten Verarbeitungen bleiben rechtmäßig, aber künftige Nutzungen werden eingestellt. Dies betrifft etwa die Zusendung von Newslettern oder die Teilnahme an Umfragen.

Wenn Daten auf Basis berechtigter Interessen verarbeitet werden, kann Widerspruch eingelegt werden. reuvivant prüft dann, ob die schutzwürdigen Interessen der betroffenen Person überwiegen. Falls ja, wird die Verarbeitung beendet; falls nein, wird die Begründung transparent dargelegt.

Datenübertragbarkeit

Auf Anfrage werden personenbezogene Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format bereitgestellt. Dies ermöglicht die Übertragung an einen anderen Anbieter. Die Datenübertragbarkeit umfasst alle Informationen, die auf Basis einer Einwilligung oder eines Vertrags verarbeitet werden.

Beschwerde bei Aufsichtsbehörden

Falls jemand der Ansicht ist, dass die Verarbeitung seiner Daten rechtswidrig erfolgt, kann Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde eingelegt werden. reuvivant unterstützt die Klärung von Anliegen jedoch zunächst direkt und beantwortet Fragen transparent, bevor eine Eskalation notwendig wird.